+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Нумерация документов в делопроизводстве

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка. Отметим основные моменты , на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов. Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания.

Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях. Важно соблюдать следующее требование — регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации.

Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации. Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы.

Наиболее распространенный пример разделения:. На бланке письма , бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов смотрите образцы бланков. Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же.

Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях. Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде Word, Excel. Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно.

Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности хранят постоянно , приказов по личному составу 75 лет. Журнал регистрации исходящих документов — образец заполнения это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям. Если в организации используется система электронного документооборота СЭД , то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

На основании образца журнала регистрации исходящих документов аналогично разрабатывают формы для регистрации любых других групп документов. Основные положения о порядке регистрации документов закрепить в инструкции по делопроизводству. Составляю архивные справки и регистрирую их в журнале выдачи архивных справок.

Но не уверена в том, какой исходящий номер ставить. Сейчас беру исходящий номер в приемной так делалось до меня. Пример: Исх. Не лучше ли будет ставить исходящий номер от архива?

Можно ли сменить индекс исходящего номера с марта месяца или ждать начала следующего года? Но здесь надо исходить из того, где формируются и хранятся вторые экземпляры справок. В журнале справки регистрируются, а сама папка со справками в архиве или в приемной? Или же справки формируются в общем потоке исходящих документов?

То есть, при регистрации архивных справок нужно ставить индекс дела, в которое эти справки подшиваются. И надо придерживаться утвержденной номенклатуры дел. Рекомендую Вам на следующий год предусмотреть в номенклатуре дел архива наряду с журналом выдачи архивных справок, дело с архивными справками.

Добрый день! Подскажите, можно ли объединить исходящие номера в журнале регистрации, если ВСЕ номера направляются в одну организацию? Например исх. К сожалению, такой базы у меня нет. Можно поискать в Интернете, там много подобных предложений.

Они проводят курсы и заочное обучение с выдачей дипломов. Здравствуйте, Евгения! В нашей организации исходящие документы подаются на регистрацию в 2-ух экземплярах. Как оформляется на втором экземпляре подпись руководителя, если руководитель подписывает только первый экземпляр?

Если можно, то в каком документе об этом говорится? В практике делопроизводства принято подписывать два экземпляра исходящего документа.

Первый экземпляр направляется адресату, второй остается в деле. Нормативными документами это не регламентируется. Можно прописать это в инструкции по делопроизводству Вашей организации, в противном случае придется заверять все экземпляры исходящих писем, остающихся в организации, так как не подписанный и не заверенный документ не имеет юридической силы. Как заверить можно прочитать здесь. Верно ли это?

И могут ли письма регистрироваться только ответственным подразделением и направляться Адресату, минуя Секретариат?

Правила делопроизводства предполагают однократную регистрацию документа. Либо все исходящие документы регистрируются в службе делопроизводства, либо в структурных подразделениях. Присваивается номенклатурный номер индекс дела того дела, где будет храниться документ. Здравствуйте, скажите, пожалуйста, нужно ли регистрировать в секретариате документы как внутренние следующего содержания: установить индивид.

И еще вопрос по поводу консультаций или обучения по делопроизводству, подскажите, пожалуйста. Как правило, все внутренние документы, должны регистрироваться. В делопроизводственной службе регистрируются приказы, распоряжения, протоколы, акты, инструкции.

Служебные и докладные записки регистрируются в структурных подразделениях. Порядок регистрации документов и массивы группы регистрируемых документов должны быть установлены инструкцией по делопроизводству организации. Особенности регистрации документов зависят от масштаба организации и принятой формы регистрации централизованная или децентрализованная. Графики, как правило, утверждаются приказами, тогда отдельно регистрировать их не надо. Если они не утверждаются приказами, то регистрироваться могут как в секретариате графики работы в выходные дни , так и в структурном подразделении индивидуальные графики работы.

В масштабе РФ повышением квалификации и подготовкой переподготовкой специалистов по документоведению и архивному делу занимается ВНИИДАД Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. В регионах можно обратиться в государственный архив, либо в уполномоченный орган региона по архивному делу. Большинство государственных архивов периодически проводят курсы по делопроизводству и архивному делу.

Здесь еще примеры обучения делопроизводству. Вначале хотелось бы поблагодарить вас за очень хороший и полезный сайт. И вопрос задать: есть исходящие письма с приложениями, письма составляются в двух экземплярах, а обязательно ли и приложения составлять в двух экземплярах, чтобы подшивать их у себя?

Заранее благодарю. Спасибо огромное за ответы! И еще вопросы: каким числом правильно утверждать, вводить номенклатуру дел на новый год: с В исх.

Номенклатура дел утверждается в декабре и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. Заранее спасибо! Каждому документу должен быть присвоен свой номер. Чтобы Вас не заподозрили в фальсификации, надо избегать этого. Можно ли регистрировать письма с одинаковым содержанием в разные организации под одним исходящим номером? Если это одно письмо, адресованное в несколько организаций все адресаты указаны в письме или составлен список рассылки , то регистрируется под одним номером.

Если же письма одинакового содержания оформлены как отдельные на каждом письме указан свой адресат , то каждое письмо регистрируется отдельно. Такая проблема, в журнале регистрации обнаружен пропуск номеров 60 как это правильно зафиксировать. Добрый день, у нас в организации недавно утвердилась инструкция по делопроизводству согласно которой журналы регистрации немного другого формата некоторые пункты добавились , что делать с журналами старыми: я могу продолжить регистрацию в них, а с нового года начать уже с заведения нового журнала.

Конечно, удобнее начать новые журналы с нового календарного года. Но если издан приказ о введении в действие инструкции с такой-то даты, то с этого времени и надо заводить новые формы.

Можно закрыть старые журналы, завести новые с продолжением регистрационных номеров. Подскажите, можно ли справки выдаваемые работникам с места работы регистрировать не в общем журнале исходящих документов, а завести отдельный?

Для любого массива группы документов можно завести отдельный регистрационный журнал, лучше с начала календарного года. Скажите пожалуйста где законодательно прописано, что регистрировать исходящую корреспонденцию можно не только в специальных программах СЭД, но и в электронном виде Word, Excel.

И как правильно вести себя при проверке контролирующих органов налоговой полиции. Как им при необходимости предоставлять такой журнал??? Российское законодательство не регламентирует подобные вопросы. В нормативно-методических документах по делопроизводству не прописано, что нельзя регистрировать документы в Word, Excel.

К чему может привести такая регистрация? Подскажите пожалуйста, как правильно необходимо вести журнал регистрации исходящих документов у нас достаточно крупная компания? По правилам на каждую группу разделяют по виду документов, срокам хранения.

Недопустимо регистрировать все документы в одном журнале.

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде.

Нумерация документов

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля.

Дата публикации Нужно ли с нового года начинать нумерацию всех документов накладных, приказов о приеме и увольнении с работы, платежных ведомостей, расходных и приходных ордеров и др.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Точки и тире не ставятся. Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в Курс делопроизводства : Документационное обеспечение управления.

Производственный календарь Татарстан. Образец журнала регистрации инструктажа на рабочем месте.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. Нумерация в данном случае решает проблемы:. Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:. Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены.

Нумерация кадровых приказов

Как мы работаем 1 Мы принимаем ваш звонок или заявку и соединяем вас с юристом 2 Вы рассказываете о своей проблеме юристу и формулируете вопрос 3 Юрист дает бесплатную консультацию о способах решения вашего вопроса Консультации юристов Юрист по недвижимости Сделки с недвижимостью имеют много подводных камней.

Земельный юрист Земля всегда считалась ценным капиталовложением, ведь ее стоимость зачастую растет по прошествии лет. Жилищный юрист В сферу возможностей юриста по жилищному праву входит: защита интересов клиента в досудебном порядке; ведение дел в суде; поддержка во время исполнения решения суда.

Юрист по защите прав потребителей Покупая товары, получая или оказывая услуги граждане вступают во взаимоотношения, регулируемые законодательством о защите прав потребителей.

Юрист по кредитам Кредитование помогает людям в приобретении дорогостоящих товаров и услуг. Автоюрист Автомобиль уже давно стал неотъемлемой частью жизни современного человека.

Тем не менее нумерация документов в федеральных органах Стенюков М.​В., Пустозерова В.М. Кадровое делопроизводство в

Регистрация исходящих документов

Так как новый владелец расторг договор купли продажи и требует с меня деньги по расписки, могу ли я требовать возвращения в мое пользование данный автомобиль так как настоящий владелец не был найден. Если вам будет не затруднительно дайте рекомендации по дальнейшему моему действию. Мой автомобиль стоял на автостоянке без полиса ОСАГО, в него въехал другой авто, меня на месте не .

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

Сейчас я нахожусь в Новгородской области, зарегистрирована в Новгородской области. Дело рассматривали В Якутии и в Иркутске.

Все судебные дела которые вел Максим Юрьевич были выиграны. Является ли дом в деревне, купленный полностью за материнский капитал, роскошью. В году купили дом, полностью за материнский капитал.

Можно ли подать на алименты задним числом. Наказание за неуплату алиментов в 2018 году Наказание за неуплату алиментов в 2018 году Неуплата алиментов и возможное принятие мер в 2018 году Нецелевое использование алиментов Нужно ли платить алименты с продажи квартиры. Общение родителей с ребенком после развода Определение порядка общения с ребенком Освобождение от уплаты задолженности по алиментам Отказ от усыновленного ребенка после развода Отчет по алиментам на ребенка для отца Перерасчет алиментов за прошедший период Переходят ли долги, кредиты родителей на детей.

Иногда много вопросов полностью решается во время консультации юриста. На нашем сайте вы можете быстро получить консультацию юриста онлайн или по телефону. Именно с осознанием этой мысли можно понять, что рано или поздно у любого гражданина возникнет ситуация, когда нельзя не обойтись без помощи профессионального юриста, ведь возникающие юридические проблемы не решаются самостоятельно - для их решения нужен квалифицированный специалист: юрист или адвокат.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!